Como bien sabes, Organizame fue pensado y creado para ayudarte a llevar el orden de las finanzas de tu negocio para que tú sólo te preocupes de potenciar y hacer crecer tu empresa. Para eso, te entregaremos datos reales y proyectados en el tiempo, los que te permitirán tomar las decisiones acertadas para lograrlo. 

Como toda empresa, sabemos que tienes movimientos tanto de ingresos como gastos frecuentes, y que necesitas llevar un orden de esos documentos. Para ayudarte, hemos creado un archivo en los que podrás incluir la información de facturas, boletas u otros (que corresponde a cualquier otro ingreso o gasto que hayas efectuado que no involucre boleta o factura, pero que de igual manera afecta en el flujo de caja de tu negocio, como por ejemplo, una propina o peaje no presupuestado).

Si no sabes usar Excel, no te preocupes, en Organizame todo está pensado para facilitarte las cosas, por lo que contamos con tutoriales en los que te enseñaremos todo lo que necesitas saber, y contamos con un chat en línea para resolver tus dudas.
 

Ya que tienes claro a qué corresponden los documentos, revisemos un paso a paso sobre cómo cargarlos a la plataforma: 

  1. Una vez que inicies sesión en tu cuenta Organizame, haz clic en la sección en la que aparece tu nombre y el nombre de tu empresa, en la parte superior derecha de tu pantalla, y selecciona la opción “Cargar datos”.

2.Escoge la opción "Cargar Documentos" y descarga el archivo allí disponible. En él, deberás completar los campos requeridos. Es importante que sepas que los documentos debes subirlos sólo en este formato pata así poder entregarte datos de flujos de caja, reportes de ingresos y reportes de gastos.


3. Una vez abierto el archivo, pásalo a un archivo separado por columnas y comienza a completar los datos. Revisemos los campos que debes rellenar:

  • A. Ingreso o Gasto: En esta columna debes indicar si la información que vas a proporcionar corresponde a un Ingreso (es decir, cantidad de dinero que recibe tu empresa por la venta de sus productos o servicios), o a un Gasto (salida de dinero de tu empresa).
  • B. Número Documento: Corresponde al folio (numeración individual) de un documento (factura o boleta). 
  • C. Fecha Documento: Aquí debes indicar la fecha en la que fue emitido el documento. Es importante que el formato sea el que te presentamos, manteniendo el formato separado por guión, (día-mes-año), para que no existan problemas con la carga del archivo. Ejemplo: 08-07-2017.
  • D. Tipo de Documento: Indica si el documento que estás ingresando corresponde a una Factura, Boleta u Otro. Sólo puedes ingresar una de las tres opciones que te presentamos. 
  • E. Tipo de Contacto: En este dato, debes indicar si corresponde a un Cliente o Proveedor, ninguna más.  Nota: Este campo será obligatorio en caso de que agregues el Rut de Contacto o Nombre de Contacto.
  •  F. Nombre de Contacto. Aquí puedes indicar el nombre del contacto. En caso de que no quieras añadir esa información, debes completar el campo con un punto (.).  Nota: Este campo será obligatorio en caso de que agregues el Rut de contacto o el Tipo de Contacto. 
  • G. Rut Contacto: Puedes ingresarlo como te mostramos en el ejemplo del archivo, o con puntos (Ej: 1.234.567-8) En caso de que no quieras ingresarlo, debes completar este campo con un punto (.).  Nota: Este campo será obligatorio en caso de que agregues el Tipo de contacto o Nombre de contacto. 
  • H. Categoría: Corresponde a la clasificación de productos o servicios que ofrezca tu empresa de acuerdo a criterios establecidos por ti. Por ejemplo, tus categorías podrían ser “Comida”, “Movilización”, “Equipos”. 

Es muy importante que indiques una categoría para así poder armar tu flujo de caja. Sin esta información, no podremos entregarte los datos que necesitarás para la toma de decisiones. 

En caso de aún no hayas creado categorías al momento de completar el archivo CSV, nosotros las creamos por ti. En Organizame nos adaptamos a la manera en la que entiendes tu negocio :)

  • I. Subcategoría: Corresponde a las partes que componen tu categoría. Tomando el mismo ejemplo anterior, en caso de que tu categoría fuera “Comida”, tus subcategorías podrían ser “pan, hamburguesas, paltas, tomates, lechuga”. Es decir, sería el producto o servicio en sí. 
  • J. Descripción: Aquí puedes agregar alguna descripción del producto o servicio del documento que estás ingresando. Este campo no es obligatorio; en caso de que no quieras añadir descripción, debes completar el campo con un punto (.).
  • K. Cantidad: Corresponde al número del producto o servicio indicado en la boleta o factura del cual estás proporcionando información. En caso de que el tipo de documento que estés ingresando sea un Gasto, debes completar este campo con el número 1, independiente de la cantidad de productos en los que gastaste, y en Descripción podrías indicar a qué correspondió. 

Por otro lado, si el tipo de documento que estás ingresando corresponde a un Ingreso, debes indicar producto por producto la información que te pedimos. Esto permitirá que podamos entregarte el flujo de caja mensual, y puedas así evaluar mejoras de tu negocio.

Ejemplifiquemos lo anterior: tienes un almacén, y te acaban de comprar una botella de aceite, 2 kilos de limón y un kilo de sal, es decir, 3 cantidades, por lo que quieres ingresar una boleta por un total de $3.620. En el archivo CSV deberás copiar 3 filas con la misma información desde la columna A hasta la H, y luego añadir los datos de cada producto, tal como indica la siguiente imagen: 

  • L. Monto: Corresponde al valor de la cantidad del producto que añadiste anteriormente. 
  • M. Total Documento: Corresponde al valor total de la boleta o factura. 
  • N. Pagado: Aquí debes indicar con las palabras si o no (con minúscula), si el documento fue pagado. 

4. Una vez que completes todos los datos, debes guardar el documento como archivo CSV, tal como lo descargaste, y seguir los mismos pasos que hiciste para descargar el formato, sólo que ahora deberás escoger la opción “Cargar documentos” y seleccionar el archivo en el que trabajaste. 

¡Listo! Acabas de subir tus documentos. Puedes visualizarlos en la sección “Historial documentos” situada en el menú superior de tu pantalla. 

Si bien parece ser un proceso largo, te aseguramos que es lo mejor para llevar de manera clara y ordenada la contabilidad de tu negocio, y la única forma de ver los datos reales en tus flujos de caja. 

Esperamos que este tutorial te haya servido, y cualquier duda recuerda que te ayudaremos a resolverla en nuestro chat en línea :)

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